Regulamin przesyłania i dokumentowania faktur sprzedaży w formie elektronicznej

§1

Podstawa prawna: ustawa z dnia 11.03.2004 r o podatku od towarów i usług – (t.j. Dz.U z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), art.: 2 pkt 32, 106m, 106n, 112a.

§2

Definicje:
a) Klient – odbiorca faktury w formie elektronicznej
b) EL-KAG - PPPU EL-KAG Zelek i Wspólnicy Spółka Jawna, 31-574 Kraków, ul. Ciepłownicza 82, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000147790, NIP: 7342470215, REGON: 490802702 - wystawca faktury w formie elektronicznej
c) Akceptacja – zgoda udzielona przez Klienta na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej

§3
Przesyłanie faktur w formie elektronicznej
a) EL-KAG przesyła faktury w formie elektronicznej, gwarantując integralność ich treści poprzez zapisanie w zabezpieczonym przed edycją pliku PDF oraz autentyczność pochodzenia faktury poprzez identyfikację nadawcy w nagłówku wiadomości pocztowej wraz z jego specjalnym adresem poczty elektronicznej e-faktury@elkag.pl
b) Formatem faktury elektronicznej jest PDF.
c) Faktura elektroniczna wystawiona i wysłana w formie elektronicznej zgodnie z przepisami Regulaminu i ustawy o podatku od towarów i usług, jest równoznaczna z przesłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
d) W celu spełnienia obowiązku zapewnienia czytelności faktur przez okres jej przechowywania w formacie i treści identycznej z przesłaną do Klienta, przechowywane one będą w formie papierowej, a także przechowywane na serwerze EL-KAG według dat wystawienia.
e) Za dzień doręczenia faktury w formie elektronicznej EL-KAG uważa dzień roboczy wysłania faktury elektronicznej za pomocą e-maila.

§4

Akceptacja i cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych
a) Faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną po uzyskaniu Akceptacji Klienta oraz po akceptacji wystawcy drogą elektroniczną na adres wskazany do wysyłania faktur w formie elektronicznej.
b) Akceptację Klient składa poprzez podpisanie stosownej zgody na Karcie Oświadczenie_Upoważnienie i podając adres e-mail do wysyłania faktur elektronicznych.

c) Karta Oświadczenie_Upoważnienie_PDF zawiera zgodę Klienta na comiesięczne potwierdzanie Zestawienia faktur do podpisu – PDF, które jest konieczne do potwierdzania zawartej sprzedaży.
d) Podając w Akceptacji adres poczty elektronicznej, Klient oświadcza że jest posiadaczem wskazanego adresu e-mail. EL-KAG nie ponosi odpowiedzialności za udostępnienie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych.
e) Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłanen faktury w formie elektronicznej, poprzez zaktualizowanie Karty Oświadczenie_Upoważnienie_PDF ze wskazaniem daty zaistnienia zmiany i przesyłając na adres pocztowy EL-KAG. Na tej postawie EL-KAG może dokonać zmiany adresu e-mail.
f) Akceptacja nie wyłącza prawa EL-KAG do wystawiania i przesyłania faktur w formie papierowej, w przypadku określonym w §5.
g) Klient jest uprawniony do wycofania Akceptacji.
h) Dla wycofania akceptacji wystarczającym jest przesłanie stosownego Oświadczenia z domeny elektronicznej Klienta na adres administracja@elkag.pl
i) W razie cofnięcia Akceptacji przez Klienta, EL-KAG traci prawo do przesyłania faktur w formie elektronicznej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zawiadomienie o rezygnacji.
§5
Wyjątki od zachowania faktury w formie elektronicznej
a) W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z uwagi na jego przepełnioną skrzynkę poczty elektronicznej lub z uwagi na błędny adres poczty elektronicznej Klienta, EL-KAG wystawi duplikat faktury w formie papierowej i prześle drogą pocztową na adres Klienta będący w ewidencji EL-KAG. Kolejna faktura będzie wysłana w formie elektronicznej na podany przez Klienta adres e-mail.
b) EL-KAG zastrzega sobie możliwość braku akceptacji, zawieszenia lub zakończenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej w razie nie dopełnienia obowiązku comiesięcznego potwierdzania Zestawień faktur do podpisu–PDF przez Klienta, uwarunkowane okresem współpracy i terminów spłaty należności.
c) EL-KAG zastrzega sobie możliwość zawieszenia lub zakończenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej bez podania przyczyn, po poinformowaniu Klienta na adres e-mail wskazany do wysyłania faktur w formie elektronicznej.

Dokumenty do pobrania:
* Karta Oświadczenie Upoważnienie faktura ORYGINAŁ
* Karta Oświadczenie Upoważnienie faktura PDF